Tenir une comptabilité

1. Le devis de l'Auto-Entreprteneur

Le devis est un document qui met par écrit le service que vous proposez pour répondre à la demande de votre client.

Le devis est obligatoire :

• Quel que soit l’objet du contrat dès que l’engagement dépasse 1 500 euros : tout manquement à cette obligation est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros.
• Pour les travaux de raccordement, d'installation, d'entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers, les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols : dès que l’engagement dépasse 150 euros.
• Pour les services à la personne TTC par mois ou sur demande du client : Un exemplaire du devis doit être conservé par le professionnel pendant une durée minimale d'un an, le devis doit mentionner le numéro de déclaration ou d’agrément, si le devis mentionne un avantage fiscal ou social, il doit être clairement défini, détaché du prix et imprimé en caractères plus petits que l'information sur le prix : dès que l’engagement dépasse 100 euros. 
• Pour toutes les activités de déménagement.

Quelle est la valeur juridique du devis ?

Le devis est considéré comme une offre de contrat et vous engage fermement sur son contenu détaillé. Le devis n’engage le client que lorsque celui-ci a porté la mention manuscrite « devis reçu avant l'exécution des travaux », l’a daté et signé de sa main. Le devis doit être conservé pendant toute la durée de l’auto-entreprise.

Comment faire un devis ?

Pour que votre devis soit conforme vous devez mentionner : 

• date du devis et durée de validité de l'offre,
• nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique),
• statut et forme juridique de l'entreprise,
• pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation,
• pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation),
• nom et adresse du client,
• date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation,
• décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire,
• prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre,
• frais de déplacement, éventuellement,
• modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat, modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment),
• somme globale à payer HT précisant qu’il n’y a pas de TVA. 

2. La facture en Auto-Entrepreneur

Quand devez-vous établir une facture et pourquoi ?

• Pour toute vente ou service à un professionnel. Tout manquement à cette obligation est passible d'une amende pénale de 75 000 €.
• Pour une vente à un particulier si celui-ci le demande.
• Pour un service à un particulier supérieur à 25 euros ou si celui-ci le demande - même pour une somme inférieure à 25 euros.
• La facture doit être éditée en double exemplaire : une pour le client, une pour vous.

Quel est la valeur juridique de la facture ?

La facture est la preuve juridique de vos droits après une prestation. La facture n’est pas renégociable, ne peut être supprimée, mais peut être rectifiée ou annulée (remplacée par une autre facture ou un avoir). Vous devez conserver la facture pendant toute la durée l’auto-entreprise et la rendre accessible en cas de contrôle.

Comment faire une facture ?

Pour que votre facture soit conforme vous devez mentionner :

• Date d'émission de la facture,
• Numérotation de la facture,
• Date de la vente ou de la prestation de service,
• Identité de l'acheteur,
• Identité du vendeur ou prestataire,
• Adresse de livraison,
• Désignation du produit ou de la prestation,
• Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni,
• Majoration éventuelle de prix,
• Réduction de prix,
• Somme totale à payer hors taxe (HT) pas de TVA « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »,
• Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité, les coordonnées de l'assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
• Conditions d’escompte dans le cas d’un paiement anticipé, sinon mentionner « pas d’escompte pour règlement anticipé »

Dans le cas d’un professionnel vous devez ajouter :

• Date ou délai de paiement
• Taux des pénalités de retard
• Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros (frais de recouvrement)
• Le devis et la facture sont liés. 

Ce sont les documents qui marquent le début et la fin d’un épisode commercial. Le devis est la promesse de faire la prestation, la facture est la preuve que le service a été fait.

3. Que faire si le client ne me paie pas ?

• En cas de retard : vous relancez votre client.
• En cas de dépassement du délai légal : vous avez droit à des pénalités. Le délai de paiement et le taux d’intérêt des pénalités -calculé en fonction du taux directeur de la Banque Centrale Européenne - doivent figurer sur votre devis et sur votre facture.
• En cas de non-paiement : vous envoyez une mise en demeure.

4. Tenir un livre de recette en Auto-Entrepreneur

Vous êtes auto-entrepreneur vous faites des achats, des ventes, des paiements et des encaissements. Vous avez une activité économique qui nécessite la tenue d’une comptabilité pour que votre entreprise soit bien gérée. 

Auto-entrepreneur : votre comptabilité est allégée : pas de bilan annuel, pas d’intervention d’un professionnel de la comptabilité : un simple livre de recette (sur papier ou dématérialisé).

Le livre de recettes qu’est-ce que c’est ?

Vous devez tenir obligatoirement, au jour le jour, un livre des recettes encaissées ordonné de façon chronologique. C’est un document comptable essentiel que vous consultez et actualisez au jour le jour pour, d’un coup d’œil, connaître votre chiffre d’affaires.

• Le livre de recettes centralise :
• La date de paiement (et non la date de commande). On parle de « comptabilité de caisse ». 
• Les références des pièces justificatives (numéro de facture, notes…).
• La dénomination du client.
• La nature de la prestation.
• Le montant encaissé.
• Le mode d’encaissement : chèque, espèce, virement...

Livre chronologique des recettes : exemple

Le livre des recettes : à quoi ça sert ?

• Vous centralisez vos entrées et vos sorties d’argent sur un unique document.
• Vous faites le lien entre les sommes qui apparaissent sur vos devis/factures et les sommes encaissées.
• Vous avez votre chiffre d’affaire au moment de la déclaration mensuelle ou trimestrielle.
• Vous gardez une trace de toutes vos transactions.
• Vous gérez vos relances en cas de factures non-payées.

Vous pouvez montrer votre comptabilité rapidement en cas de contrôle.

5. Le registre des achats pour répertorier vos frais

Votre activité est la vente de marchandises, de fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter ou la mise à disposition de prestations de logement ou même toute autre activité qui génère l'achat de matériel : vous devez aussi tenir un registre des achats qui récapitule chaque année le détail de vos achats.

Le registre des achats centralise :

• La date de paiement (et non la date de commande). 
• Les références des pièces justificatives (numéro de facture, notes…).
• La dénomination du fournisseur.
• La nature de l’achat.
• Le montant payé.
• Le mode de paiement : chèque, espèce, virement…

Registre des achats : exemple

Le registre des achats : à quoi ça sert ?

Le registre des achats centralise vos dépenses. Il vous permet surtout d’évaluer vos charges et de revoir vos tarifs si nécessaire. En faisant la différence entre le registre des achats et le livre de recettes vous pouvez fixer vos marges.

6. Le livre de police pour la vente de marchandises

Votre activité est l’achat-revente en l’état : vous devez tenir un registre de police qui doit être visé par le commissaire de police ou le maire de la commune de votre domiciliation.

Le registre de police centralise :

• La description et la provenance des objets destinés à être vendus.
• Le nom, prénoms, qualité et domicile du vendeur ainsi que les mentions portées sur la pièce d’identité fournie.
• Le numéro d'ordre attribué à chaque objet.
• Le prix d'achat et le mode de règlement.

[Remarque] : Si l’objet est répertorié aux monuments historiques vous devez mentionnez son inscription. Si la valeur de l’objet ne dépasse pas 60,98 € et s’il n’a pas un intérêt artistique ou historique vous en faites une description globale.

Le registre de police, des règles strictes :

• Pour le registre papier vous devez utiliser de l'encre indélébile, sans blanc, ni rature, ni abréviation, sur des feuilles inamovibles. Un registre électronique ne doit pas être modifiable.
• Si vous ne tenez pas ou mal le registre de police vous encourez 6 mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.
• Vous devez conserver le registre papier 5 ans après sa fermeture.

La tenue de la comptabilité de votre entreprise est obligatoire mais aussi nécessaire pour avoir une vision d’ensemble de votre activité et pour faire sans problème vos déclarations de revenus. Cette comptabilité de la micro-entreprise ne demande pas beaucoup de temps et elle ne coûte rien, elle demande simplement de la régularité.