Auto-Entrepreneurs : quels sont les documents à conserver impérativement en 2019 ?

Égarer des documents administratifs peut arriver à tout le monde. Pourtant, lorsque cela survient à un dirigeant d’entreprise, les conséquences ne sont plus les mêmes. Même si l’Auto Entrepreneur ne compte que lui dans son affaire, il est légalement tenu de conserver certains documents. Auto-Entrepreneur.fr vous livre la liste des pièces justificatives à placer pour très longtemps dans votre porte-document.

Les documents relatifs à l’Auto Entreprise

Après une démarche d’immatriculation, un Auto Entrepreneur reçoit un ensemble de documents qui certifient l’existence de sa société. Parce que l’URSSAF peut mener des contrôles aussi bien pendant l’activité de l’Auto Entrepreneur qu’après une cessation, il lui sera nécessaire d’archiver certaines de ces pièces avec attention.

Le numéro de SIRET

C’est l’INSEE qui envoie à chaque nouvel Auto Entrepreneur un numéro de SIRET unique. Composé de 14 chiffres, il contient en réalité deux informations importantes :

• Le numéro de SIREN (9 chiffres) qui est le numéro d’identité de l’Auto Entreprise,
• Un numéro de 5 chiffres, succédant au SIREN, qui géolocalise l’activité de l’Auto Entrepreneur (donc, si un Auto Entrepreneur change d’adresse, son SIREN ne changera pas mais son numéro de SIRET subira une légère modification),
• Le numéro de SIRET figurera sur tous les échanges de l’Auto Entrepreneur, aussi bien avec ses clients qu’avec l’administration. De plus, sa conservation est obligatoire toute la durée de son activité et au minimum 5 ans après la cessation de celle-ci. L’idéal est de pouvoir l’archiver le plus longtemps possible.

Code APE

Le code APE permet quant à lui d’identifier l’activité de l’Auto Entrepreneur. En effet, chaque activité indépendante est caractérisée par un code APE, composé de 4 chiffres et d’une lettre, selon la classification de la Nomenclature d’Activités Françaises.

Ainsi, si un Auto Entrepreneur déclare une seconde activité, il devra justifier de ses deux codes APE.

Il se peut qu’un un faux code APE soit attribué par erreur. Dans un cas comme celui-ci, un Auto Entrepreneur pourra demander à l’INSEE la modification. Pour cela, il lui suffit de formuler une demande par courrier ou par courriel à la direction régionale de l’Insee qui correspond à la commune de domiciliation de l’Auto Entrepreneur.

Cette démarche reste la même si, à la suite d’une procédure de modification de son activité ou de son adresse, l’Auto Entrepreneur s’aperçoit que le SIRET ou le code APE n’a pas changé.

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A la différence de l’attestation d’attribution de SIRET par l’INSEE, il n’y a pas de délai préconisé pour conserver le code APE. Auto-Entrepreneur.fr conseille toutefois de les conserver ensemble.

Les différentes immatriculations

Selon l’activité, un Auto Entrepreneur n’aura pas les mêmes besoins d’immatriculation. Ainsi, un Auto Entrepreneur en prestation commerciale devra s’immatriculer au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) afin d’obtenir son extrait K-Bis complet auprès du Tribunal du Greffe. Un Auto Entrepreneur en activité artisanale devra quant à lui obtenir sa carte d’artisan auprès de sa Chambre des Métiers et de l’Artisanat.

Les documents établis à cette fin seront à conserver le temps de l’activité de l’Auto Entrepreneur.

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Les conseils des experts juridiques d’Auto-Entrepreneur.fr

Beaucoup de nouveaux Auto Entrepreneurs reçoivent des sollicitations d’inscription à des annuaires juste après leur immatriculation. Retenez que ceci n’est nullement obligatoire.

De même, de nombreuses arnaques imitant les codes des documents officiels de l’URSSAF ou de l’INSEE continuent d’atteindre les créateurs d’Auto Entreprises, par mail ou par courrier. Surtout, si vous recevez un document qui concerne votre Auto Entreprise et vous réclame une somme d’argent, soyez particulièrement méfiant. Il est rare qu’un Auto Entrepreneur doivent s’acquitter d’une dette administrative dès le début de son business.

N’hésitez pas à solliciter les experts d’Auto-Entrepreneur.fr : en vous abonnant à la page Facebook Auto-Entrepreneur.fr, vous recevrez de nombreuses informations actualisées.

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Les documents relatifs à la gestion Auto-Entrepreneur

Documents comptables

Dans la plupart des contrôles de l’administration, les procédures demeurent généralement les mêmes : toutes les pièces comptables sont passées au peigne fin. Parce que tenir un livre comptable est une obligation pour un Auto Entrepreneur, il n’échappera certainement pas à cette expérience peu attrayante.

Le livre comptable d’un Auto Entrepreneur doit être le plus complet possible. Il sera composé de chaque entrées et sorties d’argent réalisées pendant son activité. Chacune de ces lignes, qui correspondent aux recettes ou dépenses de l’Auto Entrepreneur, devront être datées et affiliées soit un numéro de facture, soit une pièce justificative particulière. Celles-ci prennent généralement la forme d’une facture fournisseur, d’un bon de commande, de livraison ou de réception, de récépissé d’achat,

Attention ! Tout ce dossier comptable (comprenant le livre des recette et toutes les pièces justificatives) doit être conservé pendant toute la durée de l’activité de l’Auto Entrepreneur et jusqu’à minimum 10 ans après sa cessation.

Quant aux documents bancaires, ils sont soumis à un délai de 5 ans de conservation minimum après la cessation d’une activité.

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Un livre des recettes comme les pièces comptables qu’il doit comprendre peuvent être épineux à classer et à conserver aux normes. Voilà pourquoi Auto-Entrepreneur.fr a créé le Bureau Virtuel qui s’adapte uniquement à l’activité et aux contraintes légales des Auto-Entrepreneurs.

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Documents d’assurance

Afin d’exercer leur activité en toute sécurité, les Auto-Entrepreneurs devront généralement obtenir un contrat d’assurance, notamment de Responsabilité Civile professionnelle ou une assurance décennale, si ces derniers sont Auto Entrepreneurs artisans. À ce sujet, l’article L114-1 de code des assurances est très clair : toute police d’assurance, document contractuel qui engage l’assureur à l’égard de l’assuré, doit être conservé toute la durée du contrat et jusqu’à deux an minimum après sa résiliation.

Auteur : L’équipe Auto-Entrepreneur.fr