Auto-entrepreneur : la solution pour se faire rembourser les achats professionnels

La loi n’autorise pas le micro-entrepreneur à déduire ses frais professionnels du chiffre d’affaires. Celui-ci doit ainsi payer lui-même les dépenses nécessaires à la réalisation de sa mission. Néanmoins, il est possible de se faire rembourser ces achats, plus connus sous l’appellation de « frais de débours ». Pour cela, il faut les facturer aux clients et les déduire du chiffre d’affaires, conformément à la loi.

Avancer les dépenses pour le compte du client

Facturer les frais de débours consiste à avancer les dépenses sur les achats effectués au nom et pour le compte du client. Le micro-entrepreneur avance ainsi les frais nécessaires à la réalisation de sa mission et remettra par la suite la facture émise par le fournisseur à son client. Ce dernier doit rembourser le montant exact indiqué sur cette facture, car il ne s’agit pas d’une refacturation. Aucune marge de profit ne peut de ce fait être intégrée.

Ces frais peuvent être déduits du chiffre d’affaires avant la déclaration à l’URSSAF et ne sont pas comptabilisés dans le calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu. Si le client est un professionnel, la TVA sur les équipements et matériaux achetés peut être récupérée, étant donné que la facture est établie directement à son nom par le fournisseur.

Comment faire pour facturer les frais de débours ?

Avant de réaliser une opération de débours, le professionnel indépendant doit obtenir au préalable un accord écrit du client. Ce document s’assimile à un contrat et sert de justificatif en cas de contestation ou de malentendu.

• Il lui faut par la suite rédiger une note de frais qui indique la somme exacte avancée pour les achats.
• Ce document doit être établi au nom du client.
• Tous les justificatifs des dépenses doivent être joints à la facture émise par le fournisseur, mais le micro-entrepreneur doit conserver des copies dans le registre des recettes.

À noter que les frais de fonctionnement n’entrent pas dans la liste des débours. Seules les dépenses liées à l’achat de matériaux ou de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de services sont concernées par cette opération. Les frais de port et les frais de déplacement peuvent éventuellement entrer dans cette liste si le client a donné son accord.