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Factures Auto Entrepreneur : Mode d'emploi

La facture est un justificatif d'une opération commerciale et un document comptable. C'est un des éléments clefs de la comptabilité auto-entrepreneur. La rédaction des factures et devis auto-entrepreneur est un élément essentiel du démarrage de toute auto-entreprise.


Vous devez donc connaitre les obligations légales en matière de rédaction de factures afin d'être :
  • en conformité vis à vis de la loi,
  • avoir une comptabilité irréprochable en cas de contrôle,
  • vous épargnez des problèmes avec vos clients.
 
Bon à savoir :
Si vous n'avez pas encore reçu vos numéros de SIREN/SIRET car vous venez de vous déclarer auto-entrepreneur, vous devez écrire sur vos devis et factures "Numéro de SIREN en cours d'immatriculation". Dès la réception de celui-ci, rééditez vos factures et renvoyez-les à vos clients sans en changer les numéros.
 
En savoir plus sur le numéro de SIREN  

La facture auto entrepreneur entre professionnels


Tout professionnel a l'obligation d'émettre chaque facture en double exemplaire.
Cette facture auto entrepreneur doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services.
Elle doit comporter obligatoirement certaines mentions :

1) Le numéro de la facture

2) La date de la facture

3) La désignation du vendeur : numéro Siren, raison sociale (soit le nom de l'auto-entrepreneur), structure juridique, adresse.
Le numéro Siren doit, pour les auto-entrepreneurs qui sont dispensés d'immatriculation, être suivi immédiatement et lisiblement de la mention :
"Dispensé d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)"
 
A noter : Les aménagements du régime auto-entrepreneur attendus pour la deuxième moitié de 2013 seront susceptibles de modifier les conditions de la dispense d'immatriculation au RCS ou au RM.
En savoir plus sur l'immatriculation au RCS ou RM

4) La date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,

5) La dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus,

 6) Le prix unitaire des produits ou services réalisés, le montant total des produits, ainsi que la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA : "Franchise de TVA, art. 293B du CGI ",

 7) Toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l'exclusion des opérations d'escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,

 8) La date à laquelle le règlement doit intervenir. Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle indiquée dans les conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement indiquée sur la facture.

 9) Taux des pénalités de retard

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou le secteur d'activité dans lequel elles exercent peuvent être victimes de retards de paiement. Le Code de commerce leur permet, dans ce cas, de réclamer des pénalités de retard.
Les conditions d'application et le taux d'intérêts des pénalités de retard doivent figurer dans les conditions générales de vente et sur les factures. C'est une obligation légale mise en place par la loi du 15 mai 2001 qui a réformé les délais de paiement. Elle est désormais codifiée par l'art. L441-6 du Code de commerce.

« Les conditions de règlement doivent obligatoirement préciser les conditions d'application et le taux d'intérêts des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture… »

Le fait de ne pas mentionner le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente est passible d'une amende de 75 000 €. En outre les personnes morales peuvent être exclues des marchés publics pour 5 ans au plus.

La bonne détermination du taux d'intérêt a un double intérêt :

Se conformer aux obligations légales et prévoir les pénalités de retard suffisamment dissuasives pour le débiteur.
  • En théorie :
Ce taux est égal au taux de refinancement de la BCE (banque centrale européenne) majoré de 10 points.
Pour 2013 : 10,75 % (0,75 + 10%).
 
  • En pratique :
Le contrat ou les conditions générales de vente peuvent prévoir un taux inférieur, dans la limite cependant de 3 fois le taux d'intérêt légal soit 2,13% (3 X 0,71%) pour 2012 et 0,12% (3 X 0,04 %) pour 2013
Ce taux s'applique sur le montant TTC de la facture impayée.
 

Entre professionnels, des pénalités de retard sont dues à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture.
Elles font partie des mentions qui doivent obligatoirement figurer dans une facture auto entrepreneur et sur les conditions générales de vente (CGV). (article L 441-6 du code de commerce)
Elles s'appliquent automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de faire un rappel ou une mise en demeure.


10) Indemnité forfaitaire : Depuis le 1er janvier 2013, il faut ajouter qu'une indemnité forfaitaire de 40 € est due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales. Celle-ci est instaurée par application de la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit.

11) Réforme du régime : Depuis le 19 juin 2014, la nouvelle loi relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreptises du 18 juin, les auto-entrepreneurs ayant l'obligation pour l'exercice de leur métier de souscrire à une assurance professionnelle, doivent indiquer sur leurs factures et leurs devis :
  1. l'assurance professionnelle qu'ils ont souscrite au titre de leur activité
  2. Les coordonnées de l'assureur et du garant
  3. La couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie

Et, le cas échéant :

-la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé »),
-la qualité de locataire-gérant,
-la qualité de franchisé,
-la qualité de Capé, ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.

L'entreprise est redevable d'une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.

Précision :

La facture pro forma ne constitue pas une facture définitive, ce n'est qu'un document provisoire établi le plus souvent pour les convenances de l'acheteur. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

Facturation d'un professionnel à un particulier

Pour les ventes de marchandises, l'émission d'une facture auto entrepreneur n'est obligatoire que dans les cas suivants :

  • à la demande du client,
  • pour les ventes à distance,
  • ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
  • dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
  • ou pour certains travaux immobiliers.

Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Dans le cas des ventes à distance, il existe une réglementation très précise concernant les mentions obligatoires des factures émises. Celles-ci doivent notamment indiquer l'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.

Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d'établir une note :

Cette note doit être établie en double exemplaire, l'original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit également contenir certaines mentions obligatoires :

Toute infraction sur l'existence ou le contenu de la note est sanctionnée d'une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

Activités particulières et réglementées


Certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation.
Il s'agit en particulier des activités suivantes :
hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers.
Pour en savoir plus sur ces particularités, rapprochez vous de votre CCI ou de votre CMA.

En savoir plus sur les activités réglementées

Délai de conservation des factures


Le délai de conservation des factures émises par l'auto-entrepreneur auprès d'unparticulier varie de 3 à 10 ans suivant deux caractéristiques : Il est vivement conseillé, quelle que soit la situation, de les conserver le plus longtemps possible, 10 ans, car elles peuvent servir de preuve devant la justice durant tout ce délai !

Factures émises par voie électronique


La transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées) : La facture auto entrepreneur est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties. Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu'un traitement automatique et non équivoque de la facture.

Factures émises par télécopie


Aucune disposition spécifique ne concerne ce mode de délivrance des factures.
 
Source & Référence
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